Selbstorganisation an der Uni: Wie sich die Getting-Things Done-Methode auf Studium und Alltag übertragen lässt

Die Getting-Things-Done-Methode ist ein von David Allen entworfenes System für mehr Produktivität: Kern dieser Methode ist, dass der richtige Fokus zur richtigen Zeit gesetzt wird. Dazu werden alle potentiell wichtigen Ideen gesammelt, priorisiert und organisiert. David Allen ist überzeugt: Schriftliches Festhalten macht den Kopf frei, sodass die aktuellen Tätigkeiten mit vollständiger Aufmerksamkeit ausgeführt werden können. Für diejenigen, die dies noch weiter im Detail interessiert, ist hier ein Link für einen TED-Talk von David Allen, worin er die Methode noch genauer erläutert: https://youtu.be/_sl1tO6Yf1k

Um möglichst produktiv und stressfrei arbeiten zu können, schlägt David Allen die folgenden fünf Schritte vor:

• Sammeln von zu erledigenden Tätigkeiten
• Verarbeiten (das bedeutet: Aufgaben genauer beschreiben)
• Organisieren bzw. in Kategorien einordnen
• Durchsuchen und aktualisieren
• Erledigen

Sammeln:
Das Sammeln der Ideen und Aufgaben im Alltag oder für die Uni kann sowohl digital, als auch analog geschehen. Wichtig ist nur, alles schriftlich festzuhalten! Hierfür kann z.B. ein Blatt Papier und Stift genügen (analog) oder eine simple Notiz-App auf dem Mobil-Device (digital) wie Handy, Tablet oder Laptop. Alles potentiell Wichtige wird hierbei erstmal ungefiltert und unsortiert niedergeschrieben.

Das bedeutet, in dieser Sammlung stehen alltägliche Dinge wie „Eisfach abtauen“ oder „Klopapier einkaufen“ erstmal neben Uni-bezogenen To-Dos wie „Hausarbeit schreiben“ und „Semesterbeitrag für Rückmeldung überweisen“. Der Ort, an dem alle diese Aufgaben schriftlich gesammelt werden, wird bei David Allen „Inbox“ genannt. Zum Sammeln unterwegs lassen sich Aufgaben und Ideen schnell und gut auf dem Handy mit der App „Zenkit To Do“ oder einer anderen Notiz-App festhalten. In anderen Situationen, wie zum Beispiel in einer Vorlesung kann das Festhalten auf einem Laptop oder Tablet sinnvoller sein. Die heutzutage verfügbaren Apps werden auf den verwendeten Geräten synchronisiert (wenn die selbe Liste oder App verwendet wird). Diese Zugänglichkeit von mehreren Devices ist nach David Allen am besten geeignet.

Verarbeiten:
Nach dem Sammeln kommt das Verarbeiten, wobei mehr Details festgehalten werden wie z.B. wann, wo und was genau erledigt werden muss. Ziel ist es, eine vollständige und übersichtliche To-Do-Liste zu erstellen, in der alle Punkte klar nachvollziehbar sind.

Es gibt kleine Aufgaben, die innerhalb von 2 Minuten zu erledigen sind, wie zum Beispiel „Müll rausbringen“. Aber natürlich gibt es auch zahlreiche Aufgaben, die aufwendiger, aber trotzdem noch übersichtlich sind, und zuletzt auch solche Aufgaben, die aus mehreren Teilschritten bestehen.

Diese großen Aufgaben, die aus mehreren Teilschritten bestehen, werden Projekte genannt. Um eine übersichtliche To-Do-Liste mit nachvollziehbaren Einzelschritten zu erstellen, wird bei Projekten der erste Schritt zum Erreichen des Ziels festgelegt. Als Beispiel wird auf die To-Do-Liste nicht nur ein Datum und ein Stichwort aufgeschrieben (Hausarbeit am 31.3.2023), sondern vollständige Informationen wie z.B.: Deadline für die Hausarbeit in Genetik am 31.3.2023. Diese Genauigkeit ist wichtig, denn unvollständige Informationen ohne Kontext führen dazu, dass Aufgaben vergessen oder fehlerhaft ausgeführt werden, weil relevante Details nicht berücksichtigt wurden.

Organisieren:
Beim Organisieren der einzelnen Aufgaben in der Inbox wird in einem nächsten Schritt entschieden, in welche Kategorie die Aufgaben eingegliedert werden können.

Hierfür werden sie in Kategorien eingeteilt wie z.B.:

In zwei Minuten zu erledigen

Diese Aufgaben werden dann unmittelbar erledigt wie z.B. einen Projektpartner über Neuerungen informieren, Sachen für ein Unipraktikum im Labor packen (Schutzbrille, Kittel, Skript etc.), Klausurtermine nachschauen, Einkaufsliste für Zuhause machen, nächste Vorlesung in Chemie von StudIP herunterladen usw.

Aufgaben, die besser zu anderen passen

Aufgaben, für die andere Personen besser geeignet sind, weil sie z.B. die benötige Expertise oder die richtigen technischen Voraussetzungen haben, werden an die entsprechenden Personen weitergegeben wie z.B. Korrekturen von Mitgliedern einer Gruppenarbeit werden an die Person weitergegeben, die sich zum Überprüfen angeboten hatte; einen WG-Mitbewohner Bescheid fragen, ob er während des Urlaubs vielleicht einen Teil des Putzplans übernehmen könnte.

Kalendereinträge

Geburtstage, außergewöhnliche Termine, Arztbesuche, Deadlines von Hausarbeiten, Klausurtermine etc. können gut digital z.B. im Kalender festgehalten und Erinnerungen können gesetzt werden. So können Termine nicht mehr vergessen werden. Es gibt verschiedene Kalender-Apps, die dabei helfen.

Projekte

für die jeweiligen Unimodule oder private Zwecke werden die Projekte in Einzelschritte untergliedert (wie oben bereits beschrieben). Dadurch wird das Projekt, welches riesig erscheint, in gut schaffbare Teilziele zerlegt, was zur Motivation beiträgt, weil kleine Schritte weniger überwältigend wirken.

Listen (kontextbezogen)

themenspezifisch werden Listen angefertigt, sodass nicht alle Themen durcheinander niedergeschrieben stehen, sondern zueinander passen. Solche Listen könnten etwa beinhalten: Studium, Geburtstagsplanung, Projektarbeit, Minijob, etc. Dies erleichtert die Suche nach der richtigen Aufgabe zur richtigen Zeit. Wenn man z.B. gerade die Aufgabe hat, für den neuen Nebenjob den Sozialversicherungsschein zu kopieren und beim Arbeitgeber einzureichen, sollte man nebenher nicht noch an die Bachelorarbeit denken. Themen-Listen ermöglichen also Fokus und Konzentration.

Warten auf…

In diese Kategorie kommen alle Aufgaben, die erst ausgeführt werden können, wenn eine Vorarbeit von jemand anderem geleistet wurden. Solche Aufgaben sind z.B. Vorarbeit eines Gruppenpartners, die nun in die Präsentation eingearbeitet werden kann, die Korrektur von Professor*innen oder auch die Rückmeldung über den genauen Betrag für den gemeinsam genutzten Streamingdienst, der erst dann bezahlt werden kann.

Durchsehen:
Damit die Aufgabenliste nützlich bleibt und gut funktioniert, müssen die Aufgaben regelmäßig durchgesehen und aktualisiert werden. Die Listen und Aufgaben können dabei täglich, wöchentlich, monatlich oder nach anderem Ermessen durchgesehen und aktualisiert werden. Je nach Bedarf ist dies für Personen unterschiedlich. Es können Punkte ergänzt/ durchgestrichen werden (bei analoger Vorgehensweise) oder in der digitalen Liste abgehakt und in eine andere Spalte für „fertig“ geschoben werden wie es z.B. bei der Kanban-Methode üblich ist. Viele digitale Whiteboards – etwa Infinity Maps oder Collaboard – verfügen über Kanban-Templates, die ganz leicht für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Digitale Kanban-Boards eigenen sich besonders gut, um einen Überblick zu behalten, was gerade in Arbeit ist, was noch erledigt werden muss und was schon geschafft ist – und damit wird auch das Aktualisieren der Listen leichter! Das regelmäßige Durchsehen der Aufgaben hilft nicht nur dabei, alles im Blick zu haben, was gerade wichtig ist, sondern bietet auch Option stolz auf das Geschaffte zurückzuschauen – und das motiviert!

Erledigen:
Das Erledigen der Aufgaben kann nach unterschiedlichen Kriterien geschehen. Es gibt keine starren Zeitpläne oder Abläufe, sondern die Aufgaben werden nach der aktuellen Situation beurteilt. Die Aufgaben können z.B. kontextbezogen, nach verfügbarer Energie und Zeit oder Priorität erledigt werden. Zudem ist die eigene Verfassung zu berücksichtigen. So ergibt sich für jede*n individuell eine unterschiedliche Bearbeitungsreihenfolge der jeweiligen Aufgaben.

Spät abends, wenn bei den meisten Menschen die Energie für große Aufgaben nicht mehr vorhanden ist, sollten diese also eher nicht mehr angefangen werden. Wenn man schon etwas erschöpft ist, ist es passender, kleinere Aufgaben, die nicht so anstrengend oder kognitiv fordernd sind, in Angriff zu nehmen. Das bedeutet auch, z. B. nach einem langen Tag in der Uni keine großen Projekte wie Referate anzufangen, da die Energie nicht mehr reichen könnte. So müssen die Aufgaben nicht unterbrochen und Fehler durch Unkonzentriertheit können vermieden werden.

Andererseits sollten Aufgaben, die eine Deadline haben, priorisiert werden. Denn solche Aufgaben haben eine höhere Wichtigkeit als Aufgaben, deren Abgabefrist noch weiter entfernt liegt: Dringendere Aufgaben sollten also eher erledigt werden!

Vorteile der GTD-Methode:
Fokus auf das Wesentliche: Mithilfe der Getting-Things-Done Methode wird der Fokus gesteigert. Dies führt zu weniger Ablenkungen und damit zu qualitativ hochwertiger Arbeit. Aufgaben werden so effektiver und konzentrierter durchgeführt, sodass Personen ihr Ideen und Potenziale voll ausschöpfen können.
Effizienzsteigerung: Durch die Priorisierung lassen sich die zu bewältigen Aufgaben besser organisieren und zielgerichteter bearbeiten, sodass mehr Tätigkeiten erledigt werden.
Stressreduktion: Alles potenziell Wichtige wird niedergeschrieben, sodass der Kopf frei wird. Dies führt zu einer Minimierung von Stress. Mit der Methode muss nicht mehr an alle Dinge gedacht werden, da sie schriftlich festgehalten werden – so kann der sogenannte Mental Load reduziert werden, was letztlich zu mehr Wohlbefinden beiträgt.

Bessere Organisation:

Aufgrund der besseren Struktur und der strukturierten Durchsicht der Liste in regelmäßigen Abständen, wird es vermieden, Aufgaben zu übersehen oder zu vergessen.

Obwohl diese Methode viele Vorteile bietet, gibt es auch ein paar Nachteile:
Zeitintensive Einführung: Die Einführung der Methode erfordert besonders am Anfang viel Zeit, da alles erfasst, organisiert und kategorisiert werden muss.
Überwältigung: Wenn die Methode nicht richtig umgesetzt wird, könnte zu viel Zeit mit der Planung verbracht werden anstatt mit den zu erledigenden Aufgaben.
Strenge Struktur: Für einige Menschen ist ein roter Leitfaden, wie die Methode ihn bietet, hilfreich. Für andere Menschen könnte Getting-Things-Done aber als zu strukturiert und strikt wahrgenommen werden, sodass die Methode vielleicht eher als demotivierend und einschränkend empfunden wird.

Kontinuierliche Überprüfung:

Wenn die To-Do-Liste nicht regelmäßig kontrolliert wird, ist sie nutzlos. Kontrolle und fortlaufende Aktualisierung benötigt also auch etwas Disziplin.

Wichtig zu beachten ist, dass natürlich jede*r unterschiedlich ist und die Methode daher möglicherweise angepasst werden muss, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Aber selbst, wenn man sich nur ein paar der von David Allen entwickelten Strategien borgt, können sie den Alltag im Studium und darüber hinaus leicht verbessern: Die Zwei-Minuten-Regel oder das Aufschreiben sämtlicher To-Dos, die gerade im Kopf herumschwirren, können auch ohne die komplette Getting-Things-Done Methode dafür sorgen, dass man etwas wenig gestresst ist!