Toolunterstützte Entscheidungsfindung –

Stellt euch vor, ihr arbeitet bei einem großen deutschen Autokonzern und seid mit der Fertigstellung eines neuen Kleinwagenmodells beauftragt, erreicht euer Produktionswerk in China aber aufgrund der Zeitverschiebung nicht, um den aktuellen Stand der Produktion zu erfragen. Oder ihr sitzt an den letzten Zügen eurer Masterarbeit, die ihr mit einem Kommilitonen schreibt, der euch ständig minutenlange Sprachnachrichten auf WhatsApp mit Änderungswünschen für eure Arbeit schickt, durch die ihr schon lange nicht mehr durchsteigt. Oder ihr nehmt an einem standortübergreifenden Seminar in der Uni teil, für das ihr als Gruppe eine Prüfungsleistung erbringen müsst und einfach nicht wisst, wie ihr Struktur in eure zahlreichen und vielfältigen Ideen bringen könnt.

Wie ihr seht, gibt es sowohl in der Uni als auch im späteren Arbeitsalltag immer wieder Situationen, in denen Zusammenarbeit mit anderen Menschen, ob vor Ort oder vielleicht sogar auf anderen Kontinenten verteilt, unerlässlich ist. Dabei birgt die Zusammenarbeit im Vergleich zum autonomen Arbeiten viele potenzielle Stolpersteine, die euer erfolgreiches gemeinsames Ergebnis schnell in weite Ferne rücken lassen können.

Standortübergreifende Zusammenarbeit kann häufig mit weiten Entfernungen einhergehen, die nicht selten von Zeitverschiebungen begleitet werden und zu grundsätzlichen Problemen in der allgemeinen Kommunikation zwischen den Gruppenmitgliedern führen können. Woher wollt ihr wissen, ob die Deadline eures Projekts eingehalten werden kann, wenn ihr seit zwei Wochen von der Hälfte der Arbeitsgruppe nichts mehr gehört habt? Hierbei könnte es zum einen an verbindlichen Absprachen in Bezug auf das regelmäßige Mitteilen des Arbeitsstandes mangeln. Andererseits könnte aber auch einfach eine Plattform fehlen, die den regelmäßigen und reibungslosen Austausch über Meilensteine im Projekt ermöglicht, damit weitere Arbeitsschritte nicht behindert werden oder in Verzug geraten. In anderen Fällen, wie z. B. dem oben erwähnten Schreiben einer Masterarbeit zusammen mit einer anderen Person, könnte ein Tool für die Kommunikation zwar bereits Verwendung finden, aber es wurde vermutlich im Vorfeld kein Kommunikationskodex festgelegt. Sprachnachrichten zu versenden scheint für die einen simpel und schnell zu funktionieren, für die anderen kann es jedoch zur Last werden, wenn ihr auch später noch einmal Vereinbarungen, Ideen, Lösungsvorschläge etc. nachvollziehen möchtet, die nicht in schriftlicher Form festgehalten wurden. Ein Tool, das einfach zu bedienen, für alle Teilnehmenden jederzeit nachvollziehbar und auch nach längerer Zeit noch verwendbar ist, könnte die Lösung für das Sprachnachrichten-Dilemma sein, das wohl jede*r schon einmal in einer Gruppenarbeit erlebt hat. Obwohl WhatsApp für die meisten als Kommunikationstool auf der Hand liegt, kann es sich lohnen, einmal andere Tools auszuprobieren. Nicht allein wegen der empfehlenswerten Trennung von privaten Nachrichten und derer, die im Uni- bzw. Arbeitskontext auf euren Endgeräten landen werden.

Wenn ihr euch nun für ein Tool zur Projektkommunikation entschieden habt, so hat vermutlich trotzdem jede*r von euch unterschiedliche Vorstellungen, wie ihr dies nutzt. Hier kann es hilfreich sein, visuell zu arbeiten, um einen roten Faden für das Projekt zu finden. Um im weiteren Verlauf eurer Zusammenarbeit Struktur in das Projekt zu bekommen, sei es für einen ersten „Brain Dump“ oder die weiterführende Verteilung von anfallenden Aufgaben untereinander, kann es hilfreich sein Tools zu nutzen, mit denen ihr z.B. Mindmaps erstellen könnt. Und hierfür müsst ihr euch nicht einmal sehen, um die Ideen zu sammeln, da jede*r auf das Tool zugreifen, seine oder ihre Vorschläge loswerden und sich gehört fühlen kann. Apropos sich gehört fühlen – was gehört denn eigentlich dazu, dass sich jede*r in der Gruppe wohlfühlt und die Zusammenarbeit gelingt? Wichtige Komponenten für erfolgreiche Zusammenarbeit möchten wir euch im Folgenden an die Hand geben: