Wie wir durch die Pandemie unsere Arbeitsweisen verändert haben. Erfahrungen mit MS Teams in Schule, Universität und Praktika.
von: Lara, Franka, Christoph, Christine
Durch die Pandemie hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten verändert. Der Zwang zur Remote Arbeit hat uns gezeigt, dass Teams nicht unbedingt im selben Raum sein müssen, um effektiv zusammen zu arbeiten. Wichtig für gute Zusammenarbeit ist viel mehr die richtige Umsetzung der 4K’s – Kooperation, Kollaboration, Kommunikation und Koordination, wie sie im Video von Jöran Muuß-Merholz beschrieben wird (Muuß-Merholz 2023). Deshalb haben wir uns dazu entschieden, unsere Erfahrungen zu diesen Themen aus verschiedensten Unternehmensbereichen, in denen jede*r von uns gearbeitet hat, in einzelne Erfahrungsberichte einfließen zu lassen. Microsoft Teams ist nach unserer Erfahrung in den meisten Unternehmen zu einem zentralen Instrument geworden, um Kooperation, Kollaboration, Kommunikation und Koordination umzusetzen, weshalb wir uns diesem Tool im Speziellen widmen werden. Die Plattform fördert die Zusammenarbeit unabhängig von geografischen Grenzen und die effektive und effiziente Umsetzung der 4K’s (Kooperation, Kollaboration, Kommunikation und Koordination).
Kommunikation über Videokonferenzen, Chats und die gemeinsame Arbeit am Whiteboard von MS Teams – Frankas Erfahrungen im Praktikum
Mein Name ist Franka, ich bin 22 Jahre alt und befinde mich derzeit in den finalen Zügen meines Studiums im Bereich Wirtschaftswissenschaften an der Georg-August-Universität Göttingen. Als ich mich dazu entschied im Sommer 2022 ein Praktikum bei einer großen internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu machen, war meine Zeit aufgrund der Corona-Krise stark von Home Office, Videokonferenzen und virtuellen Veranstaltungen geprägt. Statt einen Einblick in die Arbeitswelt zu erhalten und Erfahrungen im Büro zu sammeln, befand ich mich in meinem Kinderzimmer vor einem Bildschirm. Keine dynamische Teamatmosphäre im Büro, sondern nur ich und ein Laptop.
Der Übergang ins Home Office war anfangs anspruchsvoll, doch bald erkannte ich die Vorteile des digitalen Zusammenarbeitens. Die erste virtuelle Begegnung mit meinem Team fand über Microsoft Teams statt, einem digitalen Raum, der zu unserer festen Bühne wurde. Unser virtueller Konferenzraum wurde schnell zu einem Treffpunkt für Meetings, Kaffeepausen, Lunch-Dates oder zum Kennenlernen zwischendurch.
Die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams brachte eine persönliche Note in die digitale Zusammenarbeit. Die Möglichkeit, Gesichter zu sehen, stärkte den Teamgeist trotz physischer Distanz und erleichterte den nahtlosen Informationsaustausch und die Kooperation untereinander. Teams waren gezwungen, sich flexibler zu organisieren und virtuelle Prozesse effizient zu gestalten, schließlich mussten wir teilweise über Zeitzonen und geografische Grenzen hinweg koordinieren. Mein Team war aufgrund der internationalen Beziehungen des Unternehmens über ganz Europa verteilt, was eine spannende globale Zusammenarbeit ermöglichte.
Zusätzlich ermöglichte die Chatfunktion von Microsoft Teams in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, Ideen auszutauschen und Fragen zu stellen. Der informelle Charakter des Chats fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch eine entspannte Atmosphäre, die den Teamgeist stärkt. Das eigentliche Highlight war jedoch die Zusammenarbeit an Projekten. Die gemeinsamen Arbeitsbereiche von Microsoft Teams wurden zu unseren kreativen Werkstätten. Die Funktion des virtuellen Whiteboards war wie eine digitale Leinwand, auf der Ideen farbenfroh zum Leben erwachten. Die Flexibilität von Microsoft Teams mit spontanen Meetings und virtuellen Brainstorming-Sitzungen erwies sich als unschlagbar, wenn sich unerwartete Herausforderungen auftaten.
Die Funktion des virtuellen Hintergrunds wurde dabei zur kreativen Spielwiese für Humor, wenn sich jemand „virtuell“ auf eine tropische Insel teleportierte, um dem täglichen Stress zu entkommen. Zwischen dem Ernst der Aufgaben entstand eine humorvolle Atmosphäre, in der sogar komplexe Probleme mit Humor angegangen wurden.
Am Ende meines Praktikums während der Ära des Home Office, habe ich nicht nur berufliche Einblicke gewonnen, sondern auch die Kunst der Zusammenarbeit auf eine neue Art und Weise erlebt. Die Hürden des virtuellen Arbeitens wurden zu komischen Anekdoten und Microsoft Teams wurde nicht nur zu einem Instrument der Kooperation, sondern auch zu einem sehr guten Moderator.
Sollte euch also ein Praktikum mit viel Home Office und MS Teams bevorstehen, kann ich euch nur sagen: Selbstorganisation und klare Kommunikation sind eure treuen Begleiter. Behaltet eure Ziele im Blick, schafft virtuelle Brücken zu eurem Kollegium und nutzt die digitalen Werkzeuge wie MS Teams als eure Verbündeten. Euer Arbeitsalltag mit dem Kollegium mag von physischer Distanz geprägt sein, aber euer Beitrag bleibt grenzenlos. Glaubt an euch, seid aktiv im Austausch und erkennt die Chancen, die sich in der Herausforderung des virtuellen Arbeitsumfelds verbergen.
Internationale Zusammenarbeit und Emojis – Christines Erfahrungen aus verschiedenen Praktika
Ich bin Christine, 23 Jahre alt und komme aus Hamburg. Ich studiere momentan in meinem letzten Semester Betriebswirtschaftslehre an der Georg-August-Universität Göttingen. Während meines Studiums habe ich verschiedene Praktika im Bereich Consulting, Marketing und Business-Development absolviert. Das Ziel dieser Praktika war es für mich, die praktische Seite des Studiums zu erfassen und zu sehen, wie sich die in der Theorie erworbenen Kenntnisse in der realen Arbeitswelt anwenden lassen. Ich hatte bisher viel Spaß an meinem Studium und plane, meinen Master in International Business zu absolvieren.
Während der Zeit meiner Praktika habe ich mich intensiv mit Microsoft Teams auseinandergesetzt. MS Teams wurde vor allem dafür verwendet, die Kommunikation zwischen mir und meinen Teamkollegen*innen zu erleichtern und tägliche Aufgaben sowie Projekte mit Teammitgliedern im Home Office bis nach Thailand zu koordinieren.
Mein erster Kontakt mit Microsoft Teams beeindruckte mich durch die einfache Verständlichkeit und Nutzendenfreundlichkeit des Tools. Bisher habe ich hauptsächlich mit Google Meets kommuniziert und schriftliche Nachrichten mit der Plattform ausgetauscht. Ich fand mich aber schnell mit Teams zurecht, da die Plattform benutzendenfreundlich und einfach zu begreifen ist.
Besonders hilfreich empfand ich die Möglichkeit, mit Kollegen*innen zu kommunizieren, die nicht physisch vor Ort waren. Während meines Praktikums in einer der Big Four befanden sich etwa 85% der Mitglieder im Home Office (als „Big Four“ werden die vier größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bezeichnet). Teams ermöglichte mir nicht nur die Stimme zu hören, sondern auch die Gesichter meiner Kollegen*innen kennenzulernen, was die Zusammenarbeit, Kooperation und Koordination persönlicher gestaltete.
Ein weiteres Beispiel für die Wirksamkeit von Teams in einer Remote-Arbeitsumgebung war meine Tätigkeit als Werkstudentin in einem Start-Up. Trotz der räumlichen Distanz zu meinen Chefs, von denen einer in Ingolstadt und der andere in Thailand saß, konnte ich über Teams ein ausgezeichnetes Verhältnis aufbauen. Die Nutzung von Emojis, insbesondere Smileys und traurigen Emojis, erwies sich als effektive Methode, meine Emotionen beim Schreiben zu vermitteln. Wir hatten auch tägliche ‚Mood‘-Posts, bei denen viele Emojis benutzt und Bilder hochgeladen wurden. Diese kleinen Details trugen dazu bei, eine informelle und freundliche Atmosphäre zu schaffen. Meine Lieblingsfunktion in Microsoft Teams ist die Möglichkeit, mit verschiedenen Hintergründen und Effekten zu spielen. Es klingt total banal, aber dadurch kann die Stimmung viel einfacher aufgelockert und ein Hauch von Kreativität in die virtuelle Kommunikation gebracht werden.
In Bezug auf Fettnäpfchen bei der Arbeit mit Teams konnte ich keine spezifischen Erfahrungen machen. Meiner Meinung nach ist es jedoch wichtig, sich vor dem Praktikumsbeginn oder generell vor Arbeitsbeginn gut mit der Plattform vertraut zu machen, um einen guten Einstieg für einen selbst und einen guten Eindruck bei neuen Vorgesetzten zu gewährleisten. Als Tipp für angehende Praktikant*innen, insbesondere in Remote-Teams, empfehle ich regelmäßige Kommunikation mit Arbeitskollegen*innen. Dies fördert nicht nur den Teamgeist, sondern trägt auch dazu bei, eine positive Arbeitskultur aufrechtzuerhalten. Persönliche Beziehungen spielen eine entscheidende Rolle, da man durch diese nicht nur motiviert bleibt, sondern auch viel von den Teammitgliedern lernen kann.
Abschließend denke ich, dass Microsoft Teams noch einiges von anderen Plattformen lernen könnte, vor allem indem es die Nutzendenerfahrung weiter verbessert. Eine freundlichere und intuitivere Benutzungsoberfläche könnte dazu beitragen, die 4 Ks (Kollaboration, Kommunikation, Koordination, Kooperation) in einem Team zu stärken. Eine optimierte Nutzendenerfahrung fördert eine aktive Nutzung der App durch die Mitarbeiter*innen und trägt letztendlich zur Verbesserung von Teamarbeit und Kommunikation bei.
Wooclap
Eine zusätzliche Toolvorstellung von Wooclap findest du hier oder in der Kategorie How to Tool.
Infinity Maps
Entdecke hier ergänzend einen studentischen Beitrag zum Thema Infinity Maps im Studienalltag.
Collaboard
In der Kategorie How to Tool findest du hier ebenfalls eine Vorstellung des Tools Collaboard.
Gruppenarbeiten in Breakout-Räumen, Whiteboard-Alternativen und Umfragen – Laras Erfahrungen aus Schule und Studium
Ich bin Lara, 21 Jahre alt und studiere im 6. Semester Wirtschaftswissenschaften an der Leibniz-Universität Hannover. Während meines Studiums bin ich immer wieder mit Online-Tools in Kontakt gekommen, bei denen die Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Menschen im Mittelpunkt stand. Besonders häufig wurde dabei Microsoft Teams verwendet. Dies ist ein bekanntes Tool zur Unterstützung der digitalen, kollaborativen Zusammenarbeit. Es bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, die die Teamarbeit in einem digitalen Raum zusammenführen und vor allem erleichtern. Bereits vor dem Studium hatte ich Kontakt mit diesem digitalen Tool, da der Großteil meiner Oberstufenzeit in der Schule während Corona ablief und wir daher dazu verpflichtet waren, den Unterricht online abzuhalten. Obwohl es für mich und die anderen Schüler*innen in dem Moment etwas Neues und Ungewöhnliches war, den Unterricht auf diese Weise abzuhalten, hatte ich mich relativ schnell an den Umgang mit dem Online-Tool gewöhnt. Das lag in erster Linie daran, dass MS Teams relativ einfach zu bedienen ist. Die Lehrkraft verschickte einfach einen Zugangslink per E-Mail, so dass alle Schülerinnen und Schüler problemlos von zu Hause aus am Online-Unterricht teilnehmen konnten, unabhängig davon, ob sie über einen Laptop, ein Tablet oder ein Handy verfügten. Während des Unterrichts konnten die Lehrperson oder auch die Schüler*innen selbst Dokumente hochladen oder den eigenen Bildschirm freigeben und beispielsweise ihre Hausaufgaben der Gruppe präsentieren. Dadurch unterscheidet sich der Unterricht nicht wesentlich vom normalen Unterricht.
Für Gruppenarbeiten wurden häufig Breakout-Rooms genutzt, in denen die Schüler*innen in zufällig verteilten kleineren Gruppen kollaborativ zusammenarbeiten konnten. Dadurch wurde der Unterricht spannender und abwechslungsreicher gestaltet. Besonders die Breakout-Rooms habe ich auch nach der Schulzeit vermehrt in diversen universitären Seminaren genutzt, um während des Seminars in kleinen Gruppen arbeiten zu können und anschließend die erarbeiteten Dinge in der großen Gruppe zu präsentieren.
Aufgrund der häufigen Nutzung der Breakout-Rooms würde ich diese Funktion als meine Lieblingsfunktion von MS Teams bezeichnen. Wie bereits erwähnt, ermöglichen die Breakout-Rooms eine einfache Zusammenarbeit und fördern die Individualität der Gruppen, da die Teilnehmer*innen zufällig zusammengeführt werden. Dies bietet nicht nur mehr Vielfalt, sondern ermöglicht auch den Kontakt zu Personen, mit denen man vielleicht nicht von selbst eine Gruppe gebildet hätte. Dadurch können völlig neue Ideen und Lösungen entwickelt werden, die in einer gewohnten Gruppe vielleicht nicht entstanden wären. Die Nutzung von Breakout-Rooms fördert Offenheit und den kollaborativen Umgang in der Gruppenarbeit. Obwohl Microsoft Teams meiner Meinung nach ein relativ verständliches Tool ist, ist es dennoch wichtig, sich auf die Arbeit mit diesem Tool vorzubereiten. Vorab sollte überprüft werden, ob eine gute Internetverbindung gewährleistet ist, da das gesamte Tool ohne Internet nicht genutzt werden kann. Außerdem empfehle ich, den Einladungslink vorab zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er funktioniert. Gleiches gilt auch für die Kamera und das Mikrofon, da diese für die effektive Nutzung von MS Teams essentiell sind.
In Bezug auf Kollaboration wäre es für MS Teams hilfreich, ein besseres und geeigneteres Brainstorming-Tool zu entwickeln. Meiner Meinung nach ist das aktuelle Mindmap-Tool komplizierter als andere Tools, die zur Erstellung von Mindmaps genutzt werden können wie zum Beispiel Mentimeter, Collaboard oder Infinity Maps. Das Umfragetool, das MS Teams anbietet, ist hingegen optimal für die kooperative Zusammenarbeit. Dadurch kann die Gruppe über bestimmte Ideen oder Lösungen abstimmen und ein einheitliches Meinungsbild abgeben.
Insgesamt denke ich, dass MS Teams ein geeignetes Tool zur kollaborativen Arbeit für Remote Work darstellt. Trotz der hohen Konkurrenz durch andere vergleichbare Tools würde ich persönlich immer auf MS Teams zurückgreifen, da es das bekannteste Tool seiner Art ist und von so gut wie jedem*r schon einmal genutzt wurde oder genutzt wird.
Kommunikation mit Tücke.
Eine Geste – unterschiedliche Bedeutungen
Entdecke hier weitergehend einen studentischen Audiobeitrag zur Problemtatik von Gesten und ihre unterschiedlichen Bedeutungen.
Koordination von Dateien, Chat und Video-Calls – Christophs Praktikumserfahrungen
Ich bin Christoph und studiere Wirtschaftswissenschaften im vierten Semester an der Leibniz-Universität Hannover. Meine ersten richtigen Berührungspunkte mit Microsoft Teams hatte ich bei meiner ersten Werkstudentenstelle bei einem größeren hannoverschen Versicherer. Ich war dort im Prozessmanagement tätig, habe also diverse Anfragen von Kunden*innen bearbeitet und auch Eingaben zu verschiedenen Themen erfasst, z.B. Steuerdaten der Kunden*innen oder Rentenanschreiben. Nebenbei erledigte ich auch an den Tagen, an denen ich im Büro war, die Post für die Abteilung – alles in allem also sehr unterschiedliche Aufgabenfelder. Diese diversen Aufgaben führten auch dazu, dass man viele verschiedene Ansprechpartner*innen hatte. Da für jedes Feld ein*e andere*r Spezialist*in zuständig ist, musste man sich an immer neue Personen wenden. Da im Unternehmen Home Office und Flex Work eine große Rolle spielten, waren viele Kollegen*innen teilweise bis zu 4 Tage die Woche nicht im Büro zu erreichen. An dieser Stelle kommt Microsoft Teams ins Spiel, über den Namen lassen sich alle Ansprechpartner*innen direkt finden und kontaktieren. Ich konnte für kurze Fragen zur Post die Chatfunktion nutzen und bei längeren Anliegen, wenn ich mich zum Beispiel in einen neuen Ablauf einarbeiten sollte, die Möglichkeit des Video-Calls verwenden. Bei längeren Prozessen, die aufwendigere und komplexere Schritte enthielten, war es außerdem von Vorteil, dass man unkompliziert seinen Bildschirm mit der anderen Person teilen konnte und diese so direkte Anweisungen geben konnte und Fehler in meinen Vorgängen direkt erkennen konnten. Die gesamte Koordination konnte so also über eine Schnittstelle ablaufen. Ein weiterer Vorteil gerade für mich als Student war, dass der erste Kontakt zu Beginn schriftlich erfolgte. Ich konnte mein Gegenüber etwas kennenlernen und musste nicht durchs Büro irren und ein fremdes Gesicht suchen. An all die schüchterneren unter euch also mein Tipp: stellt doch den ersten Kontakt über Teams her und verabredet euch vielleicht für einen späteren Call. Und ein weiterer Tipp von mir: Wenn ihr eure Frage über Teams stellt, bekommt ihr eine schriftliche Antwort – in der anfänglichen Hektik, die man in seinem neuen Job ja gerne mal hat, hat man also alle Antworten der Kolleg*innen schriftlich. Das hilft auch bei der Koordination, denn ihr müsst nicht denselben Kolleg*innen dreimal das Gleiche fragen, sondern könnt euch ganz in Ruhe im passenden Chat die Antwort auf eure Fragen heraussuchen.
Eine weitere Ergänzung zum Thema Koordination ist der Share Point in Teams: hier können gemeinsam genutzte Dateien angelegt und gespeichert werden. In unserer Abteilung waren dort zum Beispiel die Zuständigkeiten für bestimmte Abläufe hinterlegt. Ich konnte gerade als Neuer – was man ja als Praktikant*in, Werkstudent*in oder Berufseinsteiger*in ist – ohne peinliches herumfragen erfahren, wer wofür zuständig ist. Ich kann euch aus meiner Erfahrung nur empfehlen, surft erst mal ein bisschen durch die gemeinsamen Dateien, bevor ihr bei jeder Kleinigkeit zu einer*m Kollegen*in lauft, etwas alleine zu schaffen macht doch sowieso mehr Spaß 😉
Die Oberfläche von Teams ist für uns junge Leute, die ja meist relativ technikaffin sind, eigentlich selbsterklärend. Ich kann euch also nur empfehlen: nutzt die Optionen, die ihr damit habt, es macht euch gerade am Anfang vieles leichter und erleichtert die Koordination in der Abteilung.
Acadamic Cloud
Entdecke hier in der Academic Cloud zusätzliche Tooloptionen zum gemeinsamen Kommunizieren, Kooperieren und Kollaborieren.
Quelle
- Muuß-Merholz, Jöran (2023): Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter – the lost manual. In: re:publica, YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=MTHwuWlNOZw. (letzter Zugriff 06.03.2024).
Für Alternativen zu MS Teams listen wir hier noch Hinweise auf. Diese Tools haben wir im Rahmen des Verbundprojektes Co³Learn getestet und genutzt. Erfahrungsberichte und Tools ergänzen diese Liste:
- Kommunikation – Herausforderungen in der Kommunikation über Emojis – (Audio-Beitrag zu Emojis, Kommunikation mit Tücke) (veröffentlicht Stand 03.05.2024 https://www.co3learn.de/kommunikation-mit-tuecke-eine-geste-unterschiedliche-bedeutungen/)
- Kommunikation – Videokonferenz (BigBlueButton) über die Academic Cloud https://academiccloud.de/services/
- Kommunikation – Umfragetool Wooclap über die Academic Cloud https://academiccloud.de/services/, Einsatzhinweise zu Wooclap vom Verbundprojekt Co3Learn https://www.co3learn.de/wooclap/
- Koordination – Dateien verwalten mittels Cloud über die Academic Cloud https://academiccloud.de/services/
- Kooperation und Kollaboration – Whiteboard Collaboard über die Academic Cloud https://academiccloud.de/services/, Einsatzhinweise zu Collaboard vom Verbundprojekt Co3Learn https://www.co3learn.de/collaboard/
- Kooperation und Kollaboration – Mindmap infinity map über die Academic Cloud https://academiccloud.de/services/, Einsatzhinweise zu infintiy map vom Verbundprojekt Co³Learn https://www.co3learn.de/infinity-maps/
- Kooperation und Kollaboration – Mindmap infinity map über die Academic Cloud https://academiccloud.de/services/, studentische Erfahrungen mit infinity map von Jan Gabow https://www.co3learn.de/infinity-maps-im-studienalltag/
